FTD.de - Management - Business Wissen - E-Mail-Archivierung: Gesetzliche Anforderungen erfüllt?
E-Mails sind schnell versendet und empfangen. Für sie gelten aber dieselben gesetzlichen Anforderungen wie für alle Geschäfts- und Handelsbriefe. Doch in vielen Unternehmen fehlen die organisatorischen Regelungen und technischen Voraussetzungen für die richtige Archivierung.
Was sind Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe?
Im ersten Schritt gilt es zu klären, was die Geschäfts- oder Handelsbriefe sind, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. Das ist im Handelsgesetzbuch geregelt: Alle, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, rückgängig machen oder abschließen. Beispielsweise:
- Angebote,
- Auftragsbestätigungen,
- Lieferscheine,
- Korrespondenz zur Projektabwicklung,
- Rechnungen,
- Rückgängigmachung oder Kündigungen.
Uninteressant sind Werbesendungen, Prospekte und Angebote, die zu keinem Geschäftsabschluss geführt haben.
Alle ausgehende Post muss aufbewahrt werden
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